Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente Politique de confidentialité décrit comment SwissApp Group Ltd (ci-après « nous », « Vocal ») traite les données personnelles dans le cadre de la plateforme Vocal.ch et des services associés (sites web, applications my.vocal.ch, go.vocal.ch, API, etc.).

Nous nous engageons à respecter la Loi fédérale sur la protection des données (LPD, révision 2023) et, lorsque applicable, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne.

2. Responsable du traitement

Pour les traitements effectués pour le compte de nos clients (ex. enregistrements d'appels de leurs lignes), SwissApp Group Ltd agit en principe en qualité de sous-traitant au sens de la LPD/RGPD, le client restant responsable du traitement vis-à-vis de ses correspondants.

3. Données personnelles collectées

Selon votre utilisation du Service, nous pouvons traiter les catégories suivantes :

• Identité et contact : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, entreprise, adresse postale ;
• Compte : identifiants, historique de connexion, préférences, rôle (admin, utilisateur) ;
• Facturation : coordonnées de facturation, historique des paiements, identifiants de transaction ;
• Téléphonie : numéros appelants/appelés, horodatages, durée, statut des appels, enregistrements audio, transcriptions, métadonnées techniques ;
• Communications : SMS envoyés, e-mails de notification, contenus de messagerie vocale ;
• Usage technique : adresse IP, logs serveur, identifiants de session, type de navigateur ;
• Support : échanges avec notre équipe, tickets, retours utilisateurs.

Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs sans consentement parental. Le Service s'adresse aux professionnels.

4. Finalités du traitement

Vos données sont traitées pour :

• Fournir, maintenir et améliorer la Plateforme Vocal ;
• Gérer votre compte, l'authentification et la facturation ;
• Router les appels, fournir la messagerie, les transcriptions et les agents IA ;
• Assurer la sécurité, la prévention de la fraude et le respect de nos CGU ;
• Vous informer sur le Service (notifications opérationnelles, mises à jour importantes) ;
• Répondre à vos demandes de support ;
• Respecter nos obligations légales (comptabilité, demandes des autorités).

Le marketing direct (newsletter, offres) n'est envoyé qu'avec votre consentement ou dans le cadre d'une relation client existante, avec possibilité de désinscription à tout moment.

5. Bases légales

Selon le contexte, nos traitements reposent sur :

• L'exécution du contrat (fourniture du Service Vocal) ;
• Notre intérêt légitime (sécurité, amélioration du produit, lutte contre les abus) ;
• Le respect d'obligations légales (conservation comptable, coopération avec les autorités) ;
• Votre consentement lorsque requis (cookies non essentiels, certaines communications marketing).

6. Appels, enregistrements et transcriptions

Lorsque vous activez l'enregistrement d'appels ou la transcription sur vos lignes Vocal, nous traitons les contenus audio et textuels correspondants pour votre compte.

Votre responsabilité : en tant que client, vous devez vous assurer que l'enregistrement et le traitement des conversations sont licites (information des interlocuteurs, base légale, durée de conservation adaptée). Vocal fournit des outils techniques ; la conformité réglementaire de votre usage vous incombe.

Les enregistrements peuvent être accessibles via votre espace client, des liens sécurisés temporaires (notifications e-mail) ou des API autorisées. L'accès est restreint par authentification et mesures de sécurité appropriées.

7. Traitement par intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités (transcription automatique, agents vocaux, résumés) envoient des données audio ou textuelles à des prestataires d'IA tiers, sélectionnés pour leur fiabilité et leurs garanties contractuelles en matière de protection des données.

Nous limitons les données transmises au strict nécessaire. Les résultats générés par l'IA peuvent être stockés dans votre compte pour consultation ultérieure. Nous n'utilisons pas vos enregistrements d'appels pour entraîner des modèles publics sans votre accord explicite.

8. Destinataires et sous-traitants

Vos données peuvent être communiquées à :

• Nos équipes internes habilitées (support, technique, facturation) ;
• Prestataires d'infrastructure et d'hébergement (notamment Cloudflare, hébergement en Suisse/Europe selon configuration) ;
• Opérateurs télécoms et plateformes voix (Twilio et partenaires régionaux) pour la transmission des appels ;
• Prestataires de paiement, e-mail, analytics et IA, liés par des obligations de confidentialité ;
• Autorités compétentes lorsque la loi l'exige.

Une liste actualisée des sous-traitants principaux peut être fournie sur demande dans le cadre d'un DPA (Data Processing Agreement).

9. Transferts hors de Suisse / EEE

Nous privilégions le traitement et l'hébergement en Suisse et dans l'Espace économique européen. Certains prestataires (ex. Twilio, services cloud globaux) peuvent traiter des données aux États-Unis ou dans d'autres pays.

Dans ce cas, nous nous appuyons sur des garanties appropriées : clauses contractuelles types, décisions d'adéquation, certification ou mesures équivalentes conformément à la LPD et au RGPD.

10. Durées de conservation

Les données sont conservées uniquement le temps nécessaire aux finalités décrites :

• Compte actif : pendant la durée de la relation contractuelle ;
• Enregistrements d'appels : selon vos paramètres et formule (par défaut limité ; vous pouvez configurer la rétention) ;
• Logs techniques : généralement 30 à 90 jours, sauf incident de sécurité ;
• Facturation : 10 ans conformément aux obligations comptables suisses ;
• Compte clôturé : suppression ou anonymisation dans un délai raisonnable, sauf obligation légale de conservation.

11. Vos droits

Conformément à la LPD et au RGPD (le cas échéant), vous disposez des droits suivants :

• Accès : obtenir une copie de vos données personnelles ;
• Rectification : corriger des données inexactes ;
• Effacement : demander la suppression lorsque les conditions légales sont remplies ;
• Limitation : restreindre certains traitements ;
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré (lorsque applicable) ;
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ;
• Retrait du consentement : sans affecter la licéité des traitements antérieurs.

Pour exercer vos droits, contactez privacy@vocal.ch. Nous répondrons dans un délai d'un mois, prolongeable si la demande est complexe. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence.

12. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement en transit (TLS), contrôle d'accès, authentification, journalisation, sauvegardes et revue régulière des accès. Aucune transmission sur internet n'étant totalement sûre, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, mais nous nous efforçons de limiter les risques.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits, nous vous informerons et notifierons les autorités conformément à la loi.

13. Cookies et technologies similaires

Notre site marketing utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement (session, préférences). Des cookies analytiques ou marketing peuvent être utilisés avec votre consentement lorsque requis.

Vous pouvez gérer les cookies via les paramètres de votre navigateur. Pour plus de détails, consultez notre page Politique cookies (à venir) ou contactez-nous.

14. Modifications et contact

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de dernière révision figure en tête de page. Les changements substantiels vous seront communiqués par e-mail ou notification dans l'application lorsque approprié.